Caisses enregistreuses : Foire Aux Questions

Fiches pratiques, L'actu du CHRD — 2 février 2016

CaisseenregistreuseA partir du 1er janvier 2018, les entreprises qui enregistrent le règlement de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion, ou d’un système de caisse devront obligatoirement utiliser un logiciel ou système de caisses sécurisé. Cette obligation découle de l’article 88 de la loi de finances 2016 du 29 décembre 2015.

Quels sont les systèmes informatisés d’encaissement existants ?

Les systèmes informatisés d’encaissement, souvent dénommés «caisses enregistreuses», existent sous différentes formes :

–          les systèmes d’encaissement autonomes, qui ne peuvent pas communiquer avec d’autres systèmes de caisse ou un système centralisateur ;

–          les systèmes de caisse qui communiquent entre eux (plusieurs terminaux de paiement étant reliés à un logiciel), sans pour autant inclure une gestion comptable et financière ;

–          les systèmes de caisse plus élaborés qui communiquent entre eux et sont complètement intégrés, en assurant eux-mêmes la tenue de la comptabilité et des stocks.

L’utilisation de caisses enregistreuses est-elle obligatoire ?

Posséder une caisse enregistreuse n’est pas une obligation légale. Toutefois, la caisse enregistreuse est souvent utilisée parce qu’elle est un outil efficient pour justifier du respect des obligations comptables.

Qui est concerné par cette nouvelle obligation ?

Seules les entreprises qui utilisent une caisse enregistreuse sont tenues de remplir les nouvelles obligations en matière de logiciel de caisse sécurisé.

Comment se mettre en conformité ?

– en achetant un nouveau logiciel certifié ou homologué doté d’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur de logiciel, s’il est impossible de mettre à jour le système de caisse ;

– en mettant à jour le logiciel de caisse, ce qui sera, en principe, possible pour les logiciels connectés entre eux et qui gèrent ou pas la gestion comptable et financière. Dans ce cas, il pourra normalement être mis à jour via le contrat de maintenance.

Pour savoir, si votre logiciel de caisse est conforme ou évolutif, il est conseillé de prendre contact avec son mainteneur ou le fabricant qui a installé le matériel.

L’UMIH travaille actuellement à la possible mise en place de solutions / partenariat  pour les professionnels qui seraient équipés de systèmes de caisse non évolutifs.

Naturellement, nous ne manquerons pas de vous tenir informés des avancées sur ce dossier.

Quand doit intervenir la mise en conformité ?

Au plus tard le 31 décembre 2017.

Quelles sont les sanctions en cas de manquements à l’obligation de conformité ?

Une amende de 7 500 euros par logiciel ou système de caisse.

Cette amende pourra, en outre, être cumulée avec les rappels d’impôt et pénalités qui seraient dus à la suite d’un contrôle de la comptabilité de l’entreprise, au titre des recettes que le logiciel frauduleux avait permis de dissimuler.

Si aucune justification n’est produite dans un délai 60 jours suivant la notification, une nouvelle amende de 7 500 € par logiciel ou système se cumulera avec la précédente.

Source :
UMIH – Circulaire fiscal 03-16