Caisses enregistreuses : nouvelles dispositions issues de la loi de finances 2016

L’article 88 de la loi de finances 2016 a instauré l’obligation pour les entreprises qui enregistrent des règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion, ou d’un système de caisse, d’utiliser un système sécurisé certifié.

Cette obligation prendra effet à compter du 1^er janvier 2018 et concerne l’ensemble des secteurs d’activités.

Elle vient compléter une autre disposition, prévue dans la loi du 6 décembre 2013, qui a interdit sous peine d’amende, la commercialisation et l’utilisation de systèmes de caisses frauduleux

1)      Loi n° 2013-1117 du 6 décembre 2013 relative à la lutte contre la fraude fiscale

Cette loi avait déjà pour objectif d’empêcher la commercialisation et l’utilisation de systèmes automatisés de caisse (communément appelés « caisses enregistreuses ») qui permettent de soustraire des recettes de la comptabilité d’une entreprise et de reconstituer des tickets de caisse pour dissimuler des recettes encaissées en espèces.

L’article 20 de la loi n° 2013-1117 précise en effet, que les fabricants et éditeurs de logiciels de comptabilité, de gestion ou des systèmes de caisse sont passibles d’une amende lorsque les caractéristiques des logiciels qu’ils ont vendus ont permis de modifier, supprimer ou altérer un enregistrement, sans préserver les données originales.

Cette amende est égale à 15% du chiffre d’affaires provenant de la commercialisation de ces logiciels ou système de caisse ou des prestations réalisées.

La loi impose également aux fabricants et éditeurs de logiciels de comptabilité, de gestion ou des systèmes de caisse de présenter à l’administration fiscale, sur sa demande, tous codes, données, traitements ou documentation qui s’y rattachent. Ces éléments doivent également être conservés jusqu’à l’expiration de la troisième année suivant celle au cours de laquelle le logiciel ou le système de caisse a cessé d’être diffusé.

Le manquement à ces obligations entraine l’application d’une amende égale à 1 500 €par logiciel ou système de caisse vendu ou par client pour lequel une prestation a été réalisée dans l’année.

Depuis l’entrée en vigueur de cette loi, les sanctions ont poussé les éditeurs de logiciels de caisse à proposer aux entreprises des mises à jour visant à supprimer les fonctions frauduleuses. Néanmoins, plusieurs rapports, parlementaires ont mis en exergue que certains fabricants et clients n’avaient toujours pas procédé à ces mises à jour et que de nombreux logiciels frauduleux étaient encore en circulation.

Cette situation a poussé le législateur à compléter le dispositif par l’instauration de nouvelles obligations dans le cadre de la loi de finances 2016 (article 88) que nous vous présentons ci-après.

2)      Article 88 de loi de finances 2016 – systèmes de caisses sécurisés et certifiés

En vertu du 3 bis nouveau de l’article 286 du CGI, tout assujetti à la TVA enregistrant le règlement de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion, ou d’un système de caisse devra obligatoirement utiliser, en vue du contrôle de l’administration fiscale, un logiciel ou système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de données, attestées soit par un certificat délivré par un organisme accrédité soit par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Seules les entreprises qui utilisent une caisse enregistreuse ou équivalent sont concernées par ces nouvelles obligations en matière de logiciel de caisse sécurisé.

On rappelle qu’il n’existe aucune obligation légale pour les entreprises de disposer d’une caisse enregistreuse ou équivalent. C’est le cas notamment des petites entreprises qui doivent toutefois obligatoirement tenir une main courante reprenant chronologiquement l’intégralité des recettes journalières. A défaut, nous vous rappelons que l’administration fiscale peut rejeter la comptabilité et procéder à une taxation d’office.

Entrée en vigueur

L’obligation de recours à un logiciel de comptabilité ou de gestion ou de système de caisse sécurisé et certifié ne s’appliquera qu’à compter du 1^er janvier 2018

Sanctions

En l’absence de cette justification, l’assujetti se verra appliquer, en cas de contrôle, une amende de 7 500 € par logiciel ou système pour lequel le certificat ou l’attestation fait défaut et sera tenu de régulariser sa situation dans un délai de 60 jours.

Ce délai débutera à compter de la remise ou de la réception :

–          du procès-verbal établi par des agents de l’administration, si le manquement a été constaté lors d’un contrôle inopiné

–          de la proposition de rectification contradictoire ou de la notification des bases arrêtées d’office, si le manquement a été constaté lors d’une procédure de vérification de comptabilité (contrôle fiscal)

Si aucune justification n’est produite dans un délai 60 jours, une nouvelle amende de 7 500 € par logiciel ou système se cumulera avec la précédente.

Toutefois, dans le cadre d’un contrôle inopiné, aucune amende ne sera due si l’intéressé fournit le certificat ou l’attestation dans un délai de 30 jours à compter de la remise ou de la réception du procès-verbal.

Enfin il convient de préciser, que cette amende se cumulera avec les rappels d’impôts et pénalités dus au titre des recettes que le logiciel frauduleux aurait permis de dissimuler.

Déroulement des contrôles

Afin de vérifier la détention par les entreprises des certificats ou attestation garantissant la conformité de leur caisse, l’administration aura le droit d’effectuer des contrôles inopinés dans les locaux professionnels de l’entreprise.

En cas de refus de contrôle par l’assujetti, un procès-verbal sera dressé et l’amende de 7 500 € sera appliquée.

Au début de leur intervention, les agents compétents remettront à l’assujetti ou son représentant un avis d’intervention.

Il est précisé que les contrôles pourront se dérouler entre 8 et 20 heures ou en dehors de ces heures, durant les heures d’activité professionnelle de l’assujetti.

A l’issue de leur intervention, les contrôleurs établiront un procès-verbal consignant les références du ou des systèmes de caisse détenus par l’assujetti ainsi que les éventuels manquements à l’obligation. Le procès-verbal devra être signé par les contrôleurs ainsi que par l’assujetti ou par son représentant. En cas de refus de signer, il en sera fait mention au procès-verbal. Enfin, une copie du procès-verbal sera remise à l’intéressé.

Source :
UMIH – Circulaire fiscal 03.16